【仕組み化】時間と集中を手に入れ、忘れ物をなくす超簡単な方法

時間編
時間編

この記事はこんな悩みがある方におすすめです。

・朝、予定通りに起きても時間がなくなる人
・仕事のスイッチが入らない人
忘れ物に悩んでいる人

そして、この記事を読んで実践すると

・朝から時間と集中力が手に入る
忘れ物がなくなる

それでは「仕組み化」の詳しいやり方について解説していきます。

最後に、この「仕組み化」以外の仕事効率化術をまとめたので、そちらも参考にしてくださいね。

「仕組み化」とは?

今回ご紹介する効率化術は、「仕組み化」です。

まずはこの「仕組み化」がどんなものか見てみましょう。その後に具体的な方法を掲載しています。

「細かいことはいいからやり方だけを知りたい」という方はこちらからどうぞ

「仕組み化」とはどんな効率化なのか

「仕組み化」とは、ずばりこれです。

仕組み化とは?

日常の様々な行動を仕組みに置き換えることで業務効率化を図ることです。

具体例を挙げてみます。

例えば、朝に起きてから家を出るまでには様々な行動が組み合わさっています。

朝の1時間ほどは、起床、食事、歯磨き、戸締まりなど何十という動作の組み合わせでできています。

「仕組み化」では、その一連の動作を書き出します。それらを整理し、無駄を徹底的に潰していきます。

そしてもっと大事なことに時間を使えるようにするというのが、「仕組み化」のゴールです。

「仕組み化」のメリット・デメリット

簡単にメリットとデメリットをまとめました、

メリット

自分の時間と集中力を重要なことに使える
集中力が温存できる
忘れ物ややり残しが減る

「仕組み化」のメリットは実に単純です。それは、無駄を減らして自分の時間と集中力を重要なことに使うことです。

無駄を減らせば時間は増えます。これは実に単純です。

同時に、余計なことを考えなくて済むので、集中力も温存できます

また、忘れることが絶対に起こらないので、忘れ物ややり残しが減って朝から夜まで実に気分がいいです。

トマト王子
トマト王子

忘れ物から解放されると、想像以上に心安らかに過ごせます!

この3点が大きなメリットです。続いてデメリットです。

デメリット

「仕組み化」の終りが見えにくい

実際に取り組んでみると、どこまで行けば「仕組み化」が完了するのか、終りが見えません。どんなに頑張って無駄を排除する仕組みを作っても、探せば新たに無駄が見つってしまいます。

最終的にはどこかで割り切る勇気が必要かもしれません。そのためには、目標を設定しておくことが重要です。詳しくは後ほど解説します。

「仕組み化」の効果と難易度

僕自身、この「仕組み化」を始めたことで、大幅な時短を達成しました。

要するに、効果は抜群だということです。

例えば朝のルーティーンを紙に書き起こしてそのとおりにやるだけで、大学に行くまでに3時間の余白ができました。

トマト王子
トマト王子

無駄ありすぎ(笑)

僕はその時間でこうしてブログを書いています。もちろん早く起きることも「仕組み化」に入っています。

集中力に関しては定量的に表せないですが、無駄なことをあれこれ考えること忘れるという心配という2つの悩みからの解放によって、本当にやるべきことに集中できました。

続いて難易度についてです。

嬉しいことに、この「仕組み化」は誰でも簡単に取り組むことができます。以下のいずれでもすぐに始めることができます。

仕組み化の方法

・A4用紙にやることを書き出す
・パソコンで下書きを練り、プリントする
・スマホのメモ機能を使う

「仕組み化」の良さは、この手軽さにもあるのです。気がついたときから改善できるからですね。

以下では、朝のルーティーンを書き出すことで「仕組み化」する方法を、僕を例にして作ってみましょう。

「仕組み化」の方法と具体例

それではここから「仕組み化」の方法をご説明します。

「仕組み化」の方法

冒頭でもお伝えしましたが、本シリーズ【超・効率up】では「人生を幸せにする効率化」と題して人生で自分の時間を確保するための方法を紹介しています。

まずは、自分の人生の幸福につながる時間の使い方を明確にするために、やりたいこと、やるべきことを書き出しましょう

まずはこちらを用意してください。

用意するもの

・用紙(A4推奨)
・パソコンのメモ
・スマホのメモ
のうちのどれか

朝の時間をより効率的に過ごしたいのであれば、朝の時間を過ごしながら実際に書き出してみると何をやっているかよく分かると思います。

順番としてはこんな感じです。

  1. 自分が時間を使うべきこと(Aとする)を決める
  2. Aを完了するのにかかる時間を見積もる
  3. 現状の時間の使い方を書き出し、足りない分をどう補うか考える

そして、Aに当てはまるものは例えばこんなもの

・読書
・副業
・仕事の準備

その時間を守るためには、何分で、やるべきことを終わらせなければならないのか考えてみましょう。

また、無駄だと思ったことは潔くやめてみましょう。

後はパズルの要領で、どこに何を入れたら効率的か考えましょう。楽しみながらやるのが長く続けるコツです。

それでは実際の例を見て見ましょう

「仕組み化」の具体例

トマト王子
トマト王子

僕の例を紹介します!

僕の場合、リストがいくつかあります。一度に全部作らなくていいですが、僕は以下の5つを作成しました。

・朝のしくみ
・昼のしくみ
・夜のしくみ
・持ち物のしくみ
・曜日のしくみ

「しくみ」がひらがななのは、ちょっとした遊び心です。

トマト王子
トマト王子

シリーズ感が出ていいでしょ?

ここでは、「朝のしくみ」と「持ち物のしくみ」を紹介します。

「朝のしくみ」は、朝起きてから研究室に到着するまで、

「持ち物のしくみ」は、外出するときにかばんやポケットにいれるもの、その他身につけるもののリストです。

まずはリストの画像をどうぞ

いくつかポイントがあるので、そこをピックアップします。みなさんがリストを作る際の参考にしてください。

トマト王子
トマト王子

自分がわかればいいので、最初は深く考えずにとにかく書いてみましょう

①時間を使うべきことを決める

②最初と最後を決める

③着替えのコツ

④スキマ時間の使い方

⑤持ち物のコツ

それぞれ見ていきましょう。

時間を使うべきことを決める

「仕組み化」する前に決めるべきこととして、「自分が時間を使うべきこと」があったのを覚えていますか?

僕の場合、それはブログです。これに関してはいくら時間があってもいいので、とにかく短縮した結果、上のように落ち着きました。

これからの生活の軸にしたいこととも言えます、

最初は短く20分くらいから自分の時間を作り、徐々に伸ばしていきましょう。

最初と最後を決める

軸が決まったら続いては、「仕組み化」の始まりと終わりの時間を決めておく必要があります。

朝であれば、何時に起きて何時に家を出るのかです。

これはパズルでいうところの額縁ですね。どこに何をはめ込んでいくのかの大枠となるものです。

着替えのコツ

ここからは一つ一つのピースに注目します。

まず、朝の着替えは一回で外着に着替えてしいましょう。

すぐに家を出るわけですから、部屋着を着るのは少し手間です。

また、着替えは寝る前に用意しておきましょう。そうすることで、朝に選ぶ手間がなくなります。毎日同じとか、曜日で決めておくと夜に考える手間も減ります。

外着を汚さないようにだけ気をつけてください。

かの有名なスティーブ・ジョブズも毎日同じ服でしたよね。それと同じです。

スキマ時間の使い方

ばたばたと忙しそうな朝でさえ、実はスキマ時間が数多く存在します。

ご飯を準備している間や、洗い物、歯磨き中などです。じつはその間にも、耳は空いているわけです。そこで英語のリスニングやAudibleなどの聴く読書、YouTubeでの音声学習ができてしまいます。

トマト王子
トマト王子

僕は、YouTubeで読書系チャンネルや、ブログのノウハウ系を耳で学習しています!

朝のルーティーンは、手や目を使うことは多いですが、頭や耳をフルで使うことは少ないので、活用するべきです。

持ち物のコツ

お次は持ち物です。これは忘れ物対策に非常に効果的です。一週間のうちに一回でも使うものはリストに加えておきます。

ハンカチや財布など、前日に用意できるものはまとめて箱に入れておくと便利です。

リストを見ながら当日準備するものを準備して、リストを1分で確認すれば、間違いなく忘れ物は減ります

トマト王子
トマト王子

持ち物のしくみを作ってから、準備時間は減るし、忘れ物はなくなるし、いいことばっかり!!

また、帰ってきてからも何をどこに置くか決めておくと、いざというときに探さなくていいので楽ちんです。

例えばスマホは机の上の充電ケーブルにつなぐとか、ハンカチは洗濯カゴへ、といったようにです。

朝の時間を有意義に使う

あとは見ていただければわかると思いますので、割愛します。

「仕組み化」が整ったら後は実践して行きましょう。日々改善を加え、自分の時間が確保できたらそれで完了です。

カフェで読書をするもよし、会社で早めに仕事につくでもよし、運動するでも副業をするでもなんでもよしです。

みなさんが大切にしたいことに時間が使えたら、ここでの目標は達成です。あとはそれを続けていきましょう!

続けるコツ

最後に続けるコツを紹介します。

最初に紹介した「自分が時間を使うべきこと」をやるという目標があれば、なにもないよりは続けやすいはずです。

また、スマホのメモ機能などを使えば、チェックボックスが使えるので、ゲーム感覚で続けやすいと思います。

また、行動を改めるごとにどれくらい時間が短縮できたのかを数字にして可視化するとモチベーションを維持しやすいでしょう。

他にも誰かと待ち合わせをして、強制力を働かせるのもありです。

【超・効率up】シリーズの概要

このブログでは、シリーズ【超・効率up】と題して、「人生を幸せにする効率化」をまとめています。シリーズ概要に関してはこちらの記事に、より具体的に書いているので、気になった方はこちらも参考にしてください。

>【超・効率up】人生が変わる!大学生からできる効率化術

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